Ile kosztuje założenie spółki z o.o. w 2026 roku?

Minimalny urzędowy koszt rejestracji spółki z o.o. w 2026 roku przez internet wynosi około 274 zł przy skorzystaniu z systemu S24, co obejmuje 250 zł opłaty sądowej oraz około 24 zł podatku od czynności cywilnoprawnych. W trybie notarialnym podstawowe wydatki na start wynoszą zazwyczaj od 770 zł do 850 zł, na co składa się 500 zł opłaty sądowej, taksa notarialna od 160 zł netto wraz z podatkiem VAT, koszty wypisów aktu oraz podatek PCC. Od 29 listopada 2025 roku przedsiębiorcy nie płacą już 100 zł za publikację wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Do powyższych kwot należy doliczyć kapitał zakładowy w wysokości co najmniej 5 000 zł, który pozostaje do dyspozycji spółki na bieżącą działalność, a także ewentualne profesjonalne wsparcie doradcze rozpoczynające się w Decima od 700 zł netto.

Opłaty sądowe i urzędowe w KRS w 2026 roku

Wysokość urzędowej opłaty sądowej zależy od ścieżki wybranej do złożenia wniosku. W przypadku rejestracji online przez udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości portal S24 opłata sądowa za wpis do rejestru przedsiębiorców wynosi 250 zł. Z kolei przy rejestracji spółki, której umowa została zawarta w formie aktu notarialnego, wniosek składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych, a opłata sądowa wynosi wówczas 500 zł, co precyzują urzędowe wytyczne portalu Biznes.gov.pl.

Kluczową zmianą wpływającą na łączny koszt rejestracji jest uchylenie obowiązku ogłaszania pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Dla wniosków składanych od 29 listopada 2025 roku zniesiono opłatę w wysokości 100 zł za publikację wpisu w MSiG, o czym informuje oficjalny komunikat na portalu S24 Ministerstwa Sprawiedliwości. W procedurze elektronicznej dochodzi jedynie niewielka prowizja operatora płatności wynosząca zazwyczaj poniżej 2 zł. Jeśli wspólnicy decydują się na złożenie wniosku przez pełnomocnika procesowego, należy uiścić również opłatę skarbową od pełnomocnictwa w kwocie 17 zł. Szczegółowy przebieg całej procedury internetowej opisuje nasz poradnik Jak założyć spółkę z o.o. przez S24?.

Koszty taksy notarialnej i wypisów aktu założycielskiego

Wybór tradycyjnej ścieżki u notariusza wiąże się z koniecznością opłacenia wynagrodzenia notariusza. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej opublikowanym w serwisie ELI Gov, maksymalna stawka taksy przy wartości kapitału zakładowego powyżej 3 000 zł do 10 000 zł wynosi 100 zł plus 3 procent od nadwyżki powyżej 3 000 zł. Dla minimalnego kapitału zakładowego w kwocie 5 000 zł taksa notarialna za sporządzenie umowy spółki wynosi 160 zł netto, co po doliczeniu 23 procent podatku VAT daje kwotę 196,80 zł brutto.

Do wynagrodzenia za sporządzenie umowy dochodzi koszt wypisów aktu notarialnego. Rozporządzenie określa maksymalną stawkę za wypis na kwotę 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę powiększoną o podatek VAT. W praktyce kancelaria notarialna przygotowuje kilka egzemplarzy wypisów przeznaczonych dla sądu rejestrowego, zarządu oraz wspólników, co podnosi łączny rachunek u notariusza o kolejne 50 zł do 150 zł. Różnice proceduralne oraz formalne między oboma trybami omawia artykuł S24 czy notariusz - jak założyć spółkę z o.o.?.

Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC)

Zawarcie umowy spółki z o.o. podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych ze stawką 0,5 procent. Podstawę opodatkowania stanowi wartość kapitału zakładowego pomniejszona o koszty związane z wpisem do rejestru przedsiębiorców, co potwierdza serwis Biznes.gov.pl. Przy rejestracji przez S24 z kapitałem 5 000 zł odlicza się 250 zł opłaty sądowej, co daje podstawę w wysokości 4 750 zł oraz podatek w zaokrągleniu wynoszący 24 zł. W przypadku aktu notarialnego od podstawy odlicza się opłatę sądową 500 zł oraz taksę notarialną z wypisami, przez co podatek wynosi około 21 zł lub 22 zł.

Różnica między trybami dotyczy przede wszystkim sposobu rozliczenia podatku z urzędem skarbowym. W kancelarii notarialnej to notariusz występuje jako płatnik, pobierając należną kwotę i wpłacając ją do urzędu skarbowego. W systemie S24 zarząd spółki musi pamiętać o samodzielnym złożeniu deklaracji PCC-3 oraz wpłacie podatku na rachunek właściwego urzędu skarbowego w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy spółki, zgodnie z informacjami portalu Biznes.gov.pl.

Kapitał zakładowy jako majątek obrotowy spółki

Minimalny kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce wynosi 5 000 zł, a wartość nominalna jednego udziału nie może być niższa niż 50 zł. Warto podkreślić, że wpłata kapitału nie jest bezzwrotną opłatą urzędową. Zgromadzone środki pieniężne tworzą majątek pierwotny spółki i jak podaje serwis Biznes.gov.pl, mogą być natychmiast wykorzystane przez zarząd na pokrycie bieżących wydatków operacyjnych, takich jak zakup sprzętu, opłacenie usług księgowych czy wynajem adresu.

Sposób pokrycia kapitału zależy od wybranego trybu zawarcia umowy. Przy rejestracji elektronicznej w systemie S24 kapitał zakładowy można pokryć wyłącznie wkładami pieniężnymi, a wspólnicy mają możliwość wniesienia środków w terminie 7 dni od dnia wpisu spółki do KRS. Złożenie późniejszego oświadczenia o pokryciu kapitału wiąże się wówczas z dodatkową opłatą sądową w wysokości 40 zł. W trybie notarialnym dopuszczalne jest wniesienie aportu rzeczowego, jednak przedmiotem wkładu nie mogą być praca, usługi ani prawa niezbywalne. Więcej o zasadach wnoszenia wkładów przeczytasz w publikacji Kapitał zakładowy spółki z o.o. - czym jest, ile wynosi i jak wnieść?.

Koszt profesjonalnego wsparcia doradczego przy rejestracji

Samodzielna rejestracja bywa czasochłonna ze względu na konieczność prawidłowego skompletowania uchwał, oświadczeń o statusie cudzoziemca oraz właściwego doboru kodów działalności. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowa klasyfikacja PKD 2025, co oznacza konieczność stosowania zaktualizowanych oznaczeń przedmiotu działalności we wnioskach rejestracyjnych do KRS. Skorzystanie ze specjalistycznego wsparcia pozwala sprawnie przejść przez formularze i uniknąć zwrotu wniosku przez sąd.

W biurze rachunkowym Decima kompleksowe zakładanie spółki z o.o. przez system S24 kosztuje 700,00 zł netto, a podstawowe usługi formalne i rejestracyjne rozpoczynają się od 100 zł netto w zależności od zakresu współpracy i struktury podmiotu. Oferta obejmująca zakładanie i rejestracja firmy gwarantuje sprawną komunikację asynchroniczną ze standardem odpowiedzi merytorycznej do 2 godzin na dedykowanym komunikatorze, co ułatwia bezpieczne skonfigurowanie spółki bez konieczności osobistych wizyt w biurze.

Porównanie łącznych kosztów założenia spółki z o.o.

Zestawienie całkowitych kosztów początkowych pokazuje wyraźne różnice w zależności od wybranego trybu oraz formy wnoszenia wkładów. Przygotowując budżet na założenie podmiotu z minimalnym kapitałem 5 000 zł w 2026 roku, należy uwzględnić następujące scenariusze:

• Samodzielna rejestracja przez S24 bez wsparcia to 250 zł opłaty sądowej, około 24 zł podatku PCC oraz prowizja płatności, co daje łącznie około 275 zł kosztów urzędowych plus 5 000 zł kapitału obrotowego.
• Rejestracja przez S24 ze wsparciem doradczym Decima oznacza 250 zł opłaty sądowej, około 24 zł podatku PCC oraz 700 zł netto za obsługę formalności, co daje łącznie około 1 135 zł brutto wraz z podatkiem VAT od usługi plus 5 000 zł kapitału obrotowego.
• Tradycyjna rejestracja u notariusza z kapitałem 5 000 zł obejmuje 500 zł opłaty sądowej, od 196,80 zł brutto taksy notarialnej, około 60 zł do 120 zł brutto za wypisy aktu oraz około 22 zł podatku PCC, co daje łączny koszt urzędowo-notarialny rzędu 780 zł do 850 zł plus 5 000 zł kapitału zakładowego.

Tryb notarialny pozostaje droższy i wymaga bezpośredniej wizyty w kancelarii, jednak jest niezbędny, gdy umowa spółki ma zawierać niestandardowe uprawnienia osobiste wspólników, zróżnicowane udziały, ograniczenia w zbywaniu praw czy wkłady niepieniężne w postaci nieruchomości lub praw autorskich.

Koszty jednorazowe a stałe wydatki po rejestracji spółki

Planując finanse nowego przedsiębiorstwa, należy oddzielić jednorazowe opłaty rejestracyjne od stałych wydatków operacyjnych. Spółka z o.o. ma z mocy prawa obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, czyli ksiąg rachunkowych. Koszt rynkowej obsługi księgowej zależy od skali działalności, formy rozliczeń oraz liczby dokumentów. W ofercie biura Decima pakiet pełnej księgowości dla spółki z o.o. rozpoczyna się od 600 zł netto miesięcznie i obejmuje prowadzenie ksiąg, sporządzanie bilansu, rozliczenia podatków CIT, VAT i PIT oraz reprezentację przed urzędem skarbowym i ZUS.

W przypadku zatrudniania pracowników lub zleceniobiorców dochodzi koszt obsługi kadrowo-płacowej, który w Decima wynosi od 30 zł netto miesięcznie za pracownika. Do pozostałych stałych obciążeń operacyjnych należą opłaty za rachunek bankowy dla spółki oraz koszt adresu siedziby lub wirtualnego biura wynoszący zazwyczaj od kilkudziesięciu do około 150 zł netto miesięcznie.

Po uzyskaniu wpisu w KRS zarząd musi również dopełnić bezpłatnych formalności zgłoszeniowych. Kluczowe terminy i procedury po rejestracji obejmują:

• Zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 14 dni roboczych od dnia rejestracji spółki, co wynika z przepisów opisanych w serwisie Biznes.gov.pl.
• Złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8 w terminie 21 dni od wpisu lub 7 dni w przypadku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.
• Aktywację adresu do e-Doręczeń, który zgodnie z wytycznymi Biznes.gov.pl zakłada się bezpośrednio w trakcie składania wniosku rejestracyjnego do KRS od 1 stycznia 2025 roku.
• Złożenie zgłoszenia rejestracyjnego do podatku VAT na formularzu VAT-R przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej, jeśli spółka decyduje się na status czynnego podatnika.

Szczegółowy przewodnik po kolejnych krokach administracyjnych znajdziesz w artykule Co zrobić po założeniu spółki z o.o.? Checklista pierwszych obowiązków.

Bibliografia

• ekrs.ms.gov.pl
• e-Doręczenia dla przedsiębiorców | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiebiorcy
• Jak założyć spółkę przez internet, w systemie S24 | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiebiorcy
• Wpis spółki z o.o. do KRS
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - podstawowe informacje | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiebiorcy
• eli.gov.pl
• Kto musi być w CRBR - rejestrze osób, które kontrolują firmy | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiebiorcy

O autorce

Katarzyna Całka

Prezes zarządu, Główna księgowa

7 lat doświadczenia w obsłudze księgowej przedsiębiorstw. Prowadzi pełną i uproszczoną księgowość, rozliczenia podatkowe, ZUS oraz kadry i płace.

Poznaj doświadczenie i kwalifikacje autorki

Informacje o publikacji

Wydawca: Decima Polska. Materiał ma charakter informacyjny. Zastosowanie przepisów zależy od okoliczności konkretnej sprawy; przed podjęciem decyzji skonsultuj swoją sytuację ze specjalistą.

Widzisz błąd lub nieaktualną informację? Zgłoś uwagę do artykułu, podając jego tytuł i fragment wymagający sprawdzenia.