Audyty Administracyjne

Audyt w firmie warto rozważyć, gdy zadania administracyjne zaczynają krążyć między mailami, komunikatorami, arkuszami i pamięcią kilku osób. Na początku widać drobne opóźnienia. Z czasem może to wpływać na księgowość, kadry, płatności i organizację pracy.

Najczęstsze sygnały, że warto sprawdzić procesy:

• dokumenty trafiają do właściwych osób z opóźnieniem,
• właściciel lub manager zbyt często pilnuje spraw operacyjnych,
• brakuje jasnej odpowiedzialności za konkretne zadania,
• narzędzia cyfrowe są używane fragmentarycznie,
• te same informacje są przepisywane w kilku miejscach.

Audyt procesów administracyjnych pomaga odróżnić pojedyncze błędy od powtarzalnych wąskich gardeł i wskazać obszary, które wymagają uporządkowania.

Współpracę prowadzimy tak, aby nie dokładać chaosu do już obciążonej administracji. Najpierw ustalamy, co najbardziej przeszkadza w codziennej pracy, a potem przechodzimy do analizy sposobu działania.

1. Ustalamy cel audytu i najważniejsze problemy do sprawdzenia.
2. Analizujemy sposób pracy, przepływ dokumentów i używane narzędzia.
3. Porządkujemy obserwacje oraz wskazujemy obszary wymagające poprawy.
4. Omawiamy możliwe kierunki optymalizacji procesów administracyjnych.

Działamy online, dlatego wymiana informacji może odbywać się cyfrowo. To ułatwia współpracę firmom, które chcą ograniczyć liczbę spotkań organizacyjnych i pracować w spokojnym, uporządkowanym trybie.

Audyty biznesowe w obszarze administracji sprawdzają się w firmach, które czują, że praca biurowa zabiera zbyt dużo uwagi, ale nie mają jeszcze jasności, co dokładnie trzeba zmienić.

To częsty scenariusz w JDG, gdzie właściciel sam pilnuje dokumentów i terminów. Podobny problem pojawia się w spółkach, w których dokumenty przechodzą przez kilka osób, a każdy etap zależy od sprawnej komunikacji.

Audyt jest szczególnie pomocny przed zmianami organizacyjnymi, rozwojem zespołu albo wdrożeniem nowych narzędzi. Daje spokojniejszy punkt startu, bo pokazuje, które procesy warto poprawić w pierwszej kolejności.

Do wstępnej rozmowy wystarczy kilka konkretnych informacji. Jeśli nie masz gotowej dokumentacji procesów, opisz po prostu, gdzie administracja najbardziej spowalnia codzienną pracę.

Przed kontaktem przygotuj krótkie odpowiedzi:

• co najbardziej spowalnia administrację w Twojej firmie,
• ile osób bierze udział w obiegu dokumentów i zadań,
• z jakich narzędzi korzystasz obecnie,
• czy audyt ma dotyczyć całej administracji czy wybranego procesu.

Na tej podstawie łatwiej określimy zakres rozmowy i dalsze kroki. W komunikacji pracujemy asynchronicznie, a na zapytania odpowiadamy merytorycznie do 2 godzin.