Jak założyć spółkę z o.o. przez S24?

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez system S24 polega na wypełnieniu elektronicznego wzorca umowy na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości, podpisaniu dokumentów podpisem zaufanym lub kwalifikowanym oraz wysłaniu opłaconego wniosku do właściwego sądu rejestrowego. Całą procedurę można zrealizować całkowicie przez internet bez wizyty u notariusza, a sąd rejestrowy rozpoznaje prawidłowo złożony wniosek w terminie jednego dnia od daty jego wpływu. W tym przewodniku omawiamy każdy etap rejestracji spółki z o.o. w trybie S24, niezbędne dane wstępne oraz bezwzględne formalności urzędowe, o które należy zadbać bezpośrednio po uzyskaniu wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Co przygotować przed rejestracją spółki w systemie S24

Zanim zalogujesz się do systemu teleinformatycznego, zbierz kluczowe dane organizacyjne i upewnij się, że wszyscy zaangażowani dysponują odpowiednimi narzędziami do autoryzacji. Zgodnie z wytycznymi na portalu Biznes.gov.pl o rejestracji spółki, każdy wspólnik oraz członek zarządu biorący udział w procedurze musi posiadać Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub e-dowód z podpisem osobistym.

Przed przystąpieniem do wypełniania formularzy przygotuj następujące informacje:

• Dokładna nazwa tworzonej spółki wraz z obowiązkowym oznaczeniem jej formy prawnej.
• Adres siedziby spółki, który określa właściwość miejscową sądu rejestrowego i urzędu skarbowego.
• Przedmiot działalności gospodarczej sklasyfikowany wyłącznie według najnowszej klasyfikacji PKD 2025, o czym informuje oficjalny portal S24.
• Wysokość kapitału zakładowego, który w spółce z o.o. musi wynosić co najmniej 5000 zł, oraz ustalenie liczby i wartości nominalnej udziałów dla każdego ze wspólników.
• Dane osobowe wspólników i członków zarządu, w tym numery PESEL, adresy zamieszkania oraz adresy do doręczeń.
• Dane niezbędne do założenia adresu do e-Doręczeń lub wskazanie aktywnego adresu przypisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE).

Rejestracja konta i logowanie w portalu S24

Rejestrację rozpoczyna się od wejścia na oficjalną stronę systemu S24 prowadzoną przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Własne konto użytkownika musi posiadać każda osoba podpisująca wniosek o rejestrację oraz wspólnicy lub osoby reprezentujące ich przy podpisywaniu umowy spółki. Jeśli wspólnikiem ma zostać inna osoba prawna, konto w systemie zakłada osoba uprawniona do jej reprezentacji.

Po aktywacji konta przez link przesłany pocztą elektroniczną wyznaczona osoba tworzy w systemie profil nowego przedsiębiorstwa. Wspólnicy nie muszą przebywać w tym samym miejscu ani korzystać z jednego komputera. System umożliwia udostępnienie utworzonej sprawy innym zarejestrowanym użytkownikom portalu S24, dzięki czemu poszczególne osoby logują się na własne konta i składają wymagane podpisy elektroniczne na odległość.

Wypełnianie wzorca umowy spółki z o.o.

System S24 opiera się na ustandaryzowanym wzorcu umowy spółki z o.o., który zawiera kilkanaście paragrafów z predefiniowanymi wariantami do wyboru. Narzędzie nie pozwala na wprowadzanie własnych, niestandardowych zapisów prawnych ani modyfikowanie treści wzorca poza dostępnymi opcjami wyboru. Jeśli zależy Ci na nietypowych uprawnieniach osobistych, uprzywilejowaniu udziałów lub skomplikowanym ładzie korporacyjnym, sprawdź analizę S24 czy notariusz - jak założyć spółkę z o.o.?, gdzie opisano szczegółowe różnice między obiema ścieżkami.

Przy pracy z wzorcem umowy w systemie S24 obowiązują dwa kluczowe ograniczenia ustawowe:

• Kapitał zakładowy można pokryć wyłącznie wkładami pieniężnymi, co oznacza brak możliwości wniesienia aportu rzeczowego na etapie rejestracji elektronicznej.
• Rok obrotowy spółki musi być tożsamy z rokiem kalendarzowym i nie podlega przesunięciu.

W formularzu określasz zasady reprezentacji podmiotu, decydując na przykład o reprezentacji jednoosobowej każdego członka zarządu albo reprezentacji łącznej. Wybierasz również zasady dotyczące zbywania udziałów oraz powoływania zarządu.

Wymagane załączniki i oświadczenia

Samo podpisanie umowy spółki nie wystarcza do złożenia wniosku o wpis w KRS. Do formularza rejestracyjnego należy dołączyć zestaw dokumentów wewnętrznych i oświadczeń. Część dokumentów system generuje automatycznie, natomiast pozostałe przygotowuje się samodzielnie jako pliki zewnętrzne, na przykład w formacie PDF, i podpisuje podpisem elektronicznym w portalu.

Do wniosku o rejestrację w S24 należy załączyć następujące dokumenty:

• Listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu, zawierającą nazwiska, liczbę i wartość udziałów każdego wspólnika.
• Listę osób uprawnionych do reprezentowania spółki wraz z ich adresami do doręczeń.
• Oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu przepisów o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, dołączane obowiązkowo na podstawie art. 19c ustawy o KRS.
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na powołanie do zarządu oraz adresy do doręczeń członków zarządu.
• Uchwałę o powołaniu członków organów spółki, jeżeli skład zarządu nie został określony bezpośrednio w samej umowie spółki.
• Oświadczenie wszystkich członków zarządu o pokryciu kapitału zakładowego, które można dołączyć od razu do wniosku lub złożyć w sądzie w terminie 7 dni od dnia rejestracji.

Podpisywanie dokumentów i wysyłka wniosku do sądu

Proces podpisywania dokumentów w S24 wymaga zachowania właściwej kolejności oraz podziału ról. Zgodnie z procedurą opisaną w instrukcji wpisu spółki z o.o. do KRS, umowę spółki podpisują wszyscy wspólnicy lub ich pełnomocnicy legitymujący się pełnomocnictwem sporządzonym na wzorcu S24. Następnie członkowie zarządu podpisują wygenerowane uchwały, oświadczenia oraz listę wspólników.

Podpisanie gotowego wniosku o wpis do KRS podlega szczególnym zasadom:

• Wniosek o rejestrację mogą podpisać wyłącznie wszyscy członkowie zarządu albo ustanowiony przez zarząd profesjonalny pełnomocnik procesowy, taki jak adwokat lub radca prawny.
• Do autoryzacji każdy podpisujący wykorzystuje bezpłatny Profil Zaufany, podpis osobisty zintegrowany z dowodem osobistym lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Po zebraniu wszystkich podpisów osoba, która przygotowała wniosek, przesyła sprawę do etapu płatności elektronicznych.

Opłaty sądowe i koszty rejestracji w S24

Rejestracja spółki przez system S24 jest tańsza od ścieżki tradycyjnej. Wniosek opłaca się w pełni elektronicznie przez zintegrowany system sądowych ePłatności. System umożliwia wykonanie szybkiego przelewu internetowego, zapłatę kartą płatniczą lub skorzystanie z kodu BLIK.

Struktura opłat urzędowych przy rejestracji w S24 obejmuje:

• Opłatę sądową za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego w wysokości 250 zł.
• Prowizję operatora obsługującego system płatności elektronicznych.

Warto podkreślić istotną aktualizację prawną. Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Sprawiedliwości na portalu ekrs.ms.gov.pl, dla wniosków składanych od 29 listopada 2025 roku uchylono obowiązek publikacji wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). W efekcie przedsiębiorcy nie wnoszą już dawnej opłaty w kwocie 100 zł za ogłoszenie. Szczegółowe zestawienie wydatków startowych znajdziesz w artykule Ile kosztuje założenie spółki z o.o. w 2026 roku?.

Ile trwa wpis i co należy zrobić po rejestracji

Sąd rejestrowy rozpoznaje wniosek o wpis spółki z o.o. utworzonej na wzorcu S24 w terminie 1 dnia od daty jego wpływu. W praktyce czas ten może nieznacznie ulec wydłużeniu w przypadku dużego obciążenia wydziału gospodarczego KRS. Z chwilą dokonania wpisu podmiot uzyskuje osobowość prawną, a numery NIP i REGON są nadawane automatycznie w ramach zintegrowanej procedury jednego okienka.

Wpis w rejestrze nie zamyka jednak wszystkich formalności organizacyjnych. Bezpośrednio po rejestracji zarząd musi dopełnić następujących obowiązków:

• Złożenie deklaracji PCC-3 do właściwego urzędu skarbowego oraz wpłata podatku od czynności cywilnoprawnych w stawce 0,5% podstawy opodatkowania w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od zawarcia umowy spółki.
• Zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Zgodnie z wytycznymi Biznes.gov.pl dla Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, zgłoszenia do CRBR należy dokonać bezpłatnie w terminie 14 dni roboczych od wpisu do KRS, wyłącznie przez osoby uprawnione do reprezentacji bez pośrednictwa pełnomocnika.
• Złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego na formularzu NIP-8 w zakresie danych uzupełniających, takich jak rachunek bankowy czy miejsce przechowywania ksiąg, w terminie 21 dni od rejestracji lub 7 dni w razie opłacania składek ZUS.
• Złożenie formularza VAT-R przed dniem wykonania pierwszej sprzedaży opodatkowanej, jeśli spółka decyduje się na status czynnego podatnika VAT lub jest do tego zobowiązana przepisami.

Pełne zestawienie kroków organizacyjnych, w tym kwestie rachunku firmowego i zgłoszeń pracowniczych, zawiera poradnik Co zrobić po założeniu spółki z o.o.? Checklista pierwszych obowiązków.

Wsparcie Decima w zakładaniu spółki i bieżącej księgowości

Samodzielna rejestracja w S24 pozwala zaoszczędzić czas, jednak wymaga skrupulatnego przygotowania danych oraz pilnowania terminów urzędowych. Błędy we wzorcu umowy, nieprawidłowe oznaczenie kodów działalności PKD 2025 lub pominięcie załączników mogą skutkować zwrotem wniosku przez sąd.

W biurze rachunkowym Decima oferujemy kompleksowe wsparcie przy zakładaniu i rejestracji firmy. Pomagamy przejść przez formalności, a rejestracja spółki z o.o. przez system S24 jest realizowana w pakiecie od 700 zł netto. Po rejestracji możemy przejąć stałą obsługę finansową podmiotu. Prowadzimy księgowość spółek z o.o. w modelu online w pakietach od 600 zł netto miesięcznie. Praca odbywa się w pełni asynchronicznie w oparciu o cyfrowy obieg dokumentów, a na pytania w priorytetowym kanale komunikacji odpowiadamy w standardzie do 2 godzin. Pozwala to zarządowi uporządkować rozliczenia od pierwszego dnia działalności spółki.

Bibliografia

• Jak założyć spółkę przez internet, w systemie S24 | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiebiorcy
• Wpis spółki z o.o. do KRS
• ekrs.ms.gov.pl
• Kto musi być w CRBR - rejestrze osób, które kontrolują firmy | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiebiorcy
• Sądowe ePłatności - Sądowe opłaty online

O autorce

Katarzyna Całka

Prezes zarządu, Główna księgowa

7 lat doświadczenia w obsłudze księgowej przedsiębiorstw. Prowadzi pełną i uproszczoną księgowość, rozliczenia podatkowe, ZUS oraz kadry i płace.

Poznaj doświadczenie i kwalifikacje autorki

Informacje o publikacji

Wydawca: Decima Polska. Materiał ma charakter informacyjny. Zastosowanie przepisów zależy od okoliczności konkretnej sprawy; przed podjęciem decyzji skonsultuj swoją sytuację ze specjalistą.

Widzisz błąd lub nieaktualną informację? Zgłoś uwagę do artykułu, podając jego tytuł i fragment wymagający sprawdzenia.